中小企業でもRPAツールを使った業務自動化は必要か?どのように検討を進めればよい?

中小企業でもRPAツールを使った業務自動化は必要か?どのように検討を進めればよい?

目次

  • 中小企業でのRPA活用はまだこれから
  • RPA利用拡大の背景
  • 効果を見込めるかどうか?費用対効果をどう想定するか?
    • 作業分解し、数値化する
    • 時間軸を変えて考える
    • 全部ではなく、一部でもOK
    • 「実際に」試してみる
    • いつやるのか?と自問してみる
  • RPAツール選びは、慎重かつ大胆に

中小企業でのRPA活用はまだこれから

2019年末時点では大手企業を中心に導入・利用が進んでいるというRPAですが、中小企業ではまだまだこれからという状況だそうです。この記事をご覧の方の中でも、すでにRPAツールは導入済みの方、導入に向けた検討を開始されている方、RPAツールを知ってはいるがまだ検討を開始していない方、あるいは現時点ではRPAツール導入予定がないと結論づけている方など、様々な状況があると思います。

RPA利用拡大の背景

RPAの利用が広がっているのには、次のような背景があります。

  • 労働力が減少し、今後劇的な増加が見込めない
  • 国際競争力の強化、生産性向上が急務

日本の生産労働人口が減少局面にあるなか、労働力を維持しつつ国際競争力を強化するためには労働力の有効活用や生産性を向上させるための方策が必要です。
総務省|情報通信統計データベース|RPA(働き方改革:業務自動化による生産性向上)より一部引用

このような状況の中、RPAツールには次のような課題の解決が期待されています。

  • 労働力不足の解消
  • 新しい仕事の創造

限られた人数でどのようにして高い競争力を創出してゆくかという課題に直面したとき、人がやらなくてもよい作業をRPAツールが行い、人は本来やるべき付加価値創造を担うという働き方を作ることは、ひとつの有力な手段となります。

中小企業は特に人員採用に課題を抱えがちなのでこの課題は重く、またいち早く対処すべきものだと言えるでしょう。

またベテラン社員の技術やノウハウを後世に引き継ぎ継承してゆくという点においても、何らかの形で暗黙知を形式知化しておく必要がありますが、「型」を残すひとつの手段としてRPAツールを使うという考え方もできます。

効果を見込めるかどうか?費用対効果をどう想定するか?

人は簡単に増やせない・生産性向上は先送りできない喫緊の課題と分かってはいても、では自動化を検討しようという時に「費用対効果はどうなのか?」という点は重要です。弊社でも実際に「必要なのは理解しているし現場としてはすぐにでも使いたいが、費用対効果をどう説明すればよいか前例もなく困っている」といったご相談を受けることがよくあります。そんなときには、次のように検討を進めてみてはいかがでしょうか。

作業分解し、数値化する

まずはじめの一歩として「業務を細かく切り分けて現状分析してみる」ことをおすすめします。プロジェクトマネジメントの世界では「WBSを作る」と言われますが、ひとかたまりの仕事を抜け漏れダブりなく「作業」単位へ分解することで、何にどのくらい時間がかかっているのかを具体的な数値で可視化できるようになるので、客観的に眺められるようになります。

時間軸を変えて考える

既存業務、ルーティンワークに対して作業分解をしてみると、ひとつひとつの作業は○分単位と意外に小粒だったりします。いざ数値化したら何だこれだけか…と思ってしまいがちですが、仕事とは何人もの人が小さな作業を繰り返し積み重ねて完成させるものです。

業務を洗い出しどれだけ削減可能か、自動化によってどの程度のインパクトを出せそうかを算出する際には、それが1週間、1ヶ月、半年、1年、10年ならどうなるか…といったように時間軸を変えて考えると、その効果の大きさを実感できることでしょう。経費削減を検討するときにもこの考え方を使いますよね。

全部ではなく、一部でもOK

もうひとつ陥りがちなのは「完璧主義の罠」です。RPAツール導入による業務自動化を検討する際には、ついすべての業務を100%置き換えなければならないような気がしてくるものです。しかし実際は一連の業務のうち機械的に繰り返せる部分「だけ」を自動化する、というケースも多くあります。ゼロかイチかという発想にこだわりすぎると行き詰まってしまうことがありますので、そこにはあまりこだわりすぎない方がよいかもしれません。

ほかにも複雑な作業ではなく単純作業を、エンジニアによる開発が必要という前提ではなく現場の非エンジニアでまかなえる範囲を…といったように身の丈にあったスモールスタートを前提にすると、塵が積もって山になる可能性は高いでしょう。

「実際に」試してみる

どの業務をどのくらい自動化するとどのくらい時間が削減でき費用対効果が見込めそうか?試算ができたら、次は実際に試してみましょう。各社RPAツールは無料版があったり、製品版の無料トライアルが利用できる場合が多いので、そうした機会を存分に生かしてください。

トライアル中には実際の業務を対象にして、一連の自動化をやりきるという点にはこだわってください。トライアルだからとダミーデータで仮の業務で試してみたり、本業以外の空き時間で試してしまうと、テストではうまくいったのに本番ではうまくいかないということが起こりがちです。トライアルを通じて、これは絶対に避けなければなりません。

トライアルにおいても実際のデータを使って実際の業務量を実際の業務時間に組み込んだ時に望ましい結果が得られるか?エラーが頻発しないか?エラーがあったときの修正にかかる労力と時間は許容範囲か?といった点を評価するとよいでしょう。

いつやるのか?と自問してみる

ここまでくれば、あとはやるだけです。それでもなんとなく思いきれない不安がある場合、最後に「今やらなかったらどうなるか?」と自問してみて下さい。RPAツールによる自動化は、どうしても必要なものではなく、それがなくてもなんとかなるかもしれません。しかしRPAツールを取り入れることで何らかのメリットが見込めそうな場合、それをやらない期間に生じる「機会損失」という視点も加えてみてはいかがでしょうか。

RPAツール選びは、慎重かつ大胆に

RPAツールの活用は、中小企業における「労働力不足」「生産性向上」「新しい価値の創造」という課題を解決するための有力な手段のひとつです。

RPAツールで課題解決ができるという投資対効果を慎重に見極めたなら、あとは決断するだけです。貴社の課題やスキルレベルに応じた適切なツールを選んで下さい。ツールだけではなく、自社内で運用するための適切なサポートを得られるかどうかという点も加味できるとよいでしょう。

人がやらなくてもよい作業は機械で自動化し、機械には代替が難しいと言われる「マネジメント」「企画」「人材育成」分野に対しては人へ投資し人が行う。人と機械がお互いの強みを生かして共働し、働く人がそれぞれ「自分らしい生き方をクリエイトする」ことを、私たちは期待しています。


RPAによる業務自動化検討のはじめの一歩である「対象業務ヒアリングシート」を無料配布中!自動化によってどのくらいの費用対効果を得られるのか、試算していただけます。入力例がついているエクセル形式なのですぐに使えます。ぜひご利用ください。

RPAツール導入を任された!どうやって比較検討すればよい?比較検討のポイントとは?(RPAツール比較検討シートダウンロード付き)

目次 RPAの比較検討、何をどう比べればよい? 目的・期待する効果 対象業務の範囲 利用者のスキルレベル リモート対応ができるかどうか 利用端末に制約はないか 導入費用、拡張費用、保守費用の詳細 拡張性(スケーラビリティ … Continued

Read more