RPAの3分類

RPAとは「PCで行っている反復業務を自動化するツール」のことです。RPAにはいくつか種類があり、提供形態によって大きく次のように分類することができます。

  • サーバー型(オンプレミス型)
  • デスクトップ型
  • クラウド型(SaaS型)

はじめの2つはインストール型とも言われます。それぞれメリットとデメリットがありますが、今回は比較的新しい「クラウド型(SaaS型)」についてご紹介します。

クラウド型RPAとは?

ここで取り扱う「クラウド型RPA」というのは、インターネット経由でRPAソフトウェアの機能を利用する、いわゆるSaaS形態で提供されるRPAを指します。ブラウザでログインして使うGmailやSalesforce、あるいは勤怠管理や経費精算、メール配信システムやマーケティングオートメーションツールなどをイメージしていただくとわかりやすいでしょう。

もともとRPAツールは端末へインストールする「デスクトップ型」や自社内の業務用サーバーへインストールして使う「サーバー型(オンプレミス型)」が主流でしたが、第3の選択肢としてクラウド型のRPAツールが登場して利用されはじめています。

クラウド型RPAのメリット

クラウド型RPAの場合は、RPAのプログラムを自社内のサーバーや利用者の端末へインストールする必要がありません。このため必要なときにすぐに利用開始できるのがひとつめのメリットです。

またサーバー・端末が不要ということは、利用中の端末やアプリケーションの管理・保守が不要になります。SaaSなので新機能の追加や機能改善はベンダー側で日常的に行われますから、利用中は保守不要で常に最新の機能を利用できるのがふたつめのメリットです。

クラウド型の場合はRPAの利用中に端末を専有されないので、たとえばRPAを動作させながら同時に他の作業ができたり、あるいは夜間や週末に端末をシャットダウンさせた状態でRPAは稼働させておくといった形で時間や場所の制約にとらわれない、というのがみっつめのメリットです。

このほかにも物理的な端末やサーバーが不要なのでスケールアップが容易な点、またインターネット経由でサービスを利用するのでマシンのOSを問わない、つまりWindowsだけではなくMacでも利用可能という点もメリットとして挙げられます。

クラウド型RPAのデメリット

SaaSならではのメリットは多くありますが、どうしても越えられない壁がデメリットとして存在します。最も大きなデメリットは、クラウド型RPAは端末にインストールされているアプリの起動・操作ができないという点です。お使いのPCに保存されているファイル操作、端末にインストールされているアプリケーションの操作、インターネットからブラウザやAPIでアクセスできない社内システムへの接続や操作は、クラウド型RPAにはできません。

またサービスの可用性について、サービス自体がダウンしてしまう可能性がゼロではなく、クラウドだからいつでも必ず使えるということはありません。ハードウェア障害やソフトウェア障害、ネットワークの障害などサービスダウン自体はオンプレミス型でもあり得ますが、利用者自身では関与できない点がデメリットと言えるかもしれません。

クラウド型?インストール型?選択のポイントとは

操作対象が「社内限定」のシステムやデータではないか

まず確認すべきなのは、操作対象のシステム・データが「社内限定」かどうかです。操作対象のシステムやデータがインターネット経由でブラウザやAPIからアクセス可能であればクラウド型でも問題ありません。もしそうでない場合には、オンプレミス型ないしデスクトップ型から選択することになります。

操作対象が「社内限定」ではなかった場合にはどのタイプでも導入できる可能性が出てきます。メールシステムやCRM、勤怠や経費精算、広告運用、MAなどの業務システムにSaaSをご利用中でそれが操作対象の場合などはクラウド型の導入がスムーズに進むでしょう。

自動化対象業務が全社プロジェクトではないか

次のポイントは「自動化対象業務の内容」です。全社レベルの大規模なITプロジェクトの場合は環境構築や開発を伴うことになるので、オンプレミス型の強みが発揮されやすいといえます。

全社レベルのITプロジェクトではなく、部署単位での比較的小規模、短時間で完了させられるような繰り返し業務であれば、すぐに始められて保守の負担も少ないというクラウド型ならではのメリットを享受しやすいでしょう。

エンジニアか、非エンジニアか

最後のポイントは「導入・運用にエンジニアをアサインできるかどうか」です。
マーケティング担当、広告運用担当、人事担当など非エンジニアの方が担当されている業務を自動化したいが、社内業務のための導入や運用保守にエンジニアをアサインできない…。こういう場合も多いのではないでしょうか。

そんなときにはクラウド型RPAが威力を発揮します。クラウド型RPAならエンドユーザー主導での導入がしやすく、既存の業務システムには影響させずに独立して利用することができます。非エンジニアであるエンドユーザー自身で自力活用できることは、RPAの大きなメリットでもあります。

慎重な比較検討を

以上を踏まえ、

  • RPA導入の目的
  • 期待する効果
  • 自動化したい業務
  • 導入にかかる工数と費用
  • 運用保守にかかる工数と費用
  • サポート内容と費用

など一般的なシステム導入の検討ポイントでのバランスを見ていただくと、ご自身に合った適切な選択が可能になるでしょう。

現在はRPAツールの選択肢が増えています。各社RPAはそれぞれ得意分野や苦手な分野があり、活用可能な範囲も大きく違います。料金形態も定額や従量課金など異なりますので、比較軸と検討ポイントと優先度を定めた上で情報収集されることをおすすめします。

大切なのは「RPAありき」「インストールありき」「SaaSありき」ではなく、総合的にバランスのよい検討をすることです。


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